Question 1

Jak podlaczyc wlasna domene?

Accepted Answer

W Ustawieniach, w sekcji domeny, dodaj swoja domene i ustaw wskazane rekordy DNS u swojego rejestratora. Po propagacji DNS portal klienta bedzie dzialal pod Twoja domena.

Question 2

Od czego zacząć pracę w myVIN? Konfiguracja warsztatu krok po kroku

Accepted Answer

Pierwsza konfiguracja zajmuje zwykle kilkanaście minut. Proponowana kolejność:
1. Ustawienia → Ogólne — uzupełnij nazwę firmy, adres siedziby, telefon i e-mail. Dane trafiają na wydruk zlecenia i do klauzuli RODO, więc warto je wpisać na początku.
2. Grafik → Ustawienia — ustaw domyślne godziny pracy. Na nich opiera się kalendarz i podpowiadanie wolnych terminów.
3. Kalendarz (albo Home) → Dodaj stanowisko — dodaj stanowiska (np. podnośnik 1, diagnostyka, wulkanizacja), każde z nazwą, typem i kolorem.
4. Pracownicy → Nowy pracownik — dodaj mechaników i osoby z biura. Każdemu możesz nadać kolor, który potem widać na kafelkach w kalendarzu.
5. Usługi i Produkty — dodaj najczęściej wykonywane usługi (z ceną i czasem trwania) oraz części. Przy tworzeniu zlecenia wybierzesz je z listy zamiast przepisywać.
6. Ustawienia → Panel klienta — dodaj logo i kolor marki. Twoi klienci zobaczą je w swoim panelu pod adresem twoja-nazwa.myvin.pl.
7. Ustawienia → Integracje — jeśli chcesz wysyłać SMS-y do klientów, podłącz konto SMSAPI.pl. Płatności online (Przelewy24) możesz włączyć później.
Potem utwórz pierwsze zlecenie przyciskiem „Nowe zlecenie” na górze menu — najlepiej na prawdziwym aucie, które właśnie stoi na placu.

Question 3

Jak zarejestrować warsztat w myVIN?

Accepted Answer

Rejestracja odbywa się na stronie myvin.pl/register i nie wymaga karty płatniczej.
1. Podaj imię i nazwisko, adres e-mail, telefon i nazwę warsztatu.
2. Wybierz subdomenę — adres panelu dla Twoich klientów (np. auto-kowalski.myvin.pl). Jeśli zostawisz pole puste, system zaproponuje ją na podstawie nazwy warsztatu. Subdomena może zawierać litery, cyfry i myślniki (min. 3 znaki) i musi być wolna.
3. Ustaw hasło (min. 8 znaków).
4. Potwierdź adres e-mail linkiem z wiadomości „Potwierdź rejestrację w myVIN”. Jeśli wiadomość nie dotarła, sprawdź folder spam.
Po potwierdzeniu zaloguj się na myvin.pl/login. Konto startuje od razu w bezpłatnym okresie próbnym z pełną funkcjonalnością.

Question 4

Nie znalazłem odpowiedzi — jak skontaktować się z pomocą techniczną?

Accepted Answer

Jeśli jesteś zalogowany w panelu warsztatu, przejdź do Pomoc → Zgłoszenia i opisz problem. Najlepiej podaj:
• czego dotyczy sprawa (np. numer zlecenia, nazwa ekranu),
• co robiłeś krok po kroku,
• co się stało, a czego się spodziewałeś.
Odpowiedź pojawi się w historii zgłoszenia i dostaniesz o niej powiadomienie e-mail. Po zamknięciu sprawy możesz ocenić naszą pomoc.
Jeśli nie możesz się zalogować, napisz przez formularz na stronie myvin.pl/kontakt.

Question 5

Jak utworzyć nowe zlecenie?

Accepted Answer

Kliknij „Nowe zlecenie” na górze bocznego menu (albo CRM → Zlecenia → Nowe zlecenie). Kreator ma trzy kroki:
1. Klient i usługi
• Wyszukaj klienta lub pojazd z kartoteki (np. po numerze rejestracyjnym) albo wpisz nowego klienta. Możesz przełączyć typ klienta na firmę.
• Dane klienta z kartoteki (telefon, e-mail, adres) możesz poprawić od razu w kreatorze.
• Wybierz pojazd klienta lub dodaj nowy.
• Opisz zakres prac i dodaj usługi oraz produkty z katalogu.
2. Szczegóły
• Termin: data i godziny pracy; obok widać wolne stanowiska i mechaników w tym czasie.
• Przyjmujący auto (pracownik biura), uwagi wewnętrzne.
• Przyjęcie i stan pojazdu: przyjęcie teraz albo później (rezerwacja), przebieg, czystość, uszkodzenia, decyzja o zużytych częściach.
• Zgody klienta — jeśli klient jest na miejscu, zaznacz je od razu.
• Powiadomienia: włącz lub wyłącz SMS i e-mail do klienta dla tego zlecenia.
3. Podsumowanie — sprawdź wszystko i kliknij „Utwórz zlecenie”.
Jeśli klient ma adres e-mail, dostanie wiadomość o przyjęciu zlecenia z linkiem do swojego panelu klienta.

Question 6

Przyjęcie pojazdu: stan auta, uszkodzenia i zgody klienta

Accepted Answer

Protokół przyjęcia chroni obie strony w sporach typu „auto było czyste” albo „tej rysy nie było”. W kreatorze zlecenia (krok Szczegóły) i później na stronie zlecenia uzupełniasz:
• datę i godzinę przyjęcia — przy wyborze „Teraz” zapiszą się automatycznie w chwili utworzenia zlecenia; przy rezerwacji klikniesz „Zarejestruj przyjęcie teraz”, gdy klient przyjedzie,
• przebieg,
• czystość zewnętrzną i wewnętrzną (czysty, średnio zabrudzony, zabrudzony, mocno zabrudzony),
• uszkodzenia — zaznacz „Pojazd ma uszkodzenia” i opisz je,
• zużyte części — oddać klientowi, zutylizować w serwisie, zapytać przy wymianie albo najpierw pokazać klientowi,
• dla klienta firmowego: osobę, która zostawia pojazd, i jej telefon.
Zgody klienta:
• zgoda na jazdę próbną,
• oświadczenie o ważnym OC,
• akceptacja opłaty za przechowanie (200 zł za każdą dobę po 24 godzinach od zakończenia prac).
Jeśli klient jest przy ladzie, zaznacz zgody w kreatorze i daj mu do podpisu wydruk. Jeśli nie — klient zobaczy protokół przyjęcia w swoim panelu i zaakceptuje zgody jednym przyciskiem; data akceptacji zapisze się w zleceniu.

Question 7

Jak wydrukować zlecenie i co jest na wydruku?

Accepted Answer

Na stronie zlecenia kliknij „Drukuj” (otwiera podgląd wydruku) albo „Pobierz PDF”. Plik zapisuje się pod nazwą z numerem zlecenia. Wydruk ma trzy strony:
1. Egzemplarz dla serwisu — pełne podsumowanie zlecenia, przyjmujący auto i mechanik prowadzący, protokół przyjęcia, treść zgód oraz miejsce na podpis klienta.
2. Egzemplarz dla klienta — to samo podsumowanie bez nazwiska mechanika, z klauzulą informacyjną RODO.
3. Egzemplarz dla mechanika — karta pracy: opis zakresu prac, lista usług do odhaczenia i dane techniczne pojazdu.
Na każdej stronie jest kod QR prowadzący do zlecenia w panelu — mechanik może go zeskanować telefonem.
Wskazówka: jeśli po kliknięciu „Drukuj” nic się nie dzieje, przeglądarka blokuje wyskakujące okna — wtedy plik PDF zapisze się na dysku.

Question 8

Statusy zleceń, widok Kanban i postęp prac

Accepted Answer

Każde zlecenie ma status (np. przyjęte, w trakcie, gotowe do odbioru). Status zmienisz:
• na stronie zlecenia (pole Status zlecenia),
• na liście zleceń,
• w Kalendarzu w widoku Kanban — przeciągając kartę do innej kolumny.
Listę statusów dopasujesz do swojego warsztatu w widoku Kanban: „Dodaj nowy status” tworzy kolumnę z nazwą i kolorem, możesz też zmieniać kolejność kolumn i usuwać statusy.
Każda zmiana statusu trafia do historii zlecenia, a klient może dostać powiadomienie (zobacz artykuł o powiadomieniach SMS i e-mail).
Postęp prac w procentach ustawisz na stronie zlecenia lub na Home w sekcji „Postęp prac” — przydaje się przy dłuższych naprawach, żeby biuro wiedziało, kiedy auto będzie gotowe.

Question 9

Dodatkowe naprawy w trakcie zlecenia — jak uzyskać akceptację kosztów?

Accepted Answer

Gdy w trakcie naprawy wyjdzie coś dodatkowego (np. zużyte klocki), dodaj pozycję na stronie zlecenia: „Dodaj pozycje do zlecenia” → wybierz usługę lub produkt i opcjonalnie opisz, dlaczego ją dodajesz.
Nowe pozycje nie wchodzą od razu do zatwierdzonego zakresu — mają oznaczenie „Oczekuje na akceptację”. Klient widzi je w swoim panelu w sekcji „Oczekujące na akceptację” razem z ceną.
Gdy klient się zgodzi (np. przez telefon), zaznacz pozycje na stronie zlecenia i kliknij „Zaakceptuj”. Jeśli odmówi — odrzuć je, a kwota zlecenia wróci do poprzedniej wartości. Każda decyzja zapisuje się w historii zlecenia jako wpis systemowy.

Question 10

Komentarze dla klienta, notatki wewnętrzne, podzadania i wydanie pojazdu

Accepted Answer

Na stronie zlecenia masz kilka miejsc na informacje:
• Komentarze — historia zlecenia. Domyślnie widzi je tylko warsztat; przełącznik „Pokaż klientowi” udostępnia komentarz w panelu klienta (np. „czekamy na część do czwartku”). Wpisy systemowe (zmiany statusu, dodane pozycje, wysłane powiadomienia) dodają się same.
• Notatki — widoczne tylko dla warsztatu.
• Podzadania — lista kroków do wykonania w ramach zlecenia.
• Mechanicy prowadzący — możesz przypisać jednego lub kilku pracowników.
Gdy klient odbiera auto, kliknij „Wydaj pojazd”. Zlecenie zostanie zakończone, a w historii zapisze się, kto i kiedy wydał samochód.

Question 11

Kalendarz: widoki dnia, tygodnia, miesiąca, zasobów i Kanban

Accepted Answer

Kalendarz pokazuje rezerwacje stanowisk i pracowników. Widoki przełączasz na górze:
• Dzień — oś czasu godzina po godzinie dla wszystkich stanowisk; przeciągnij kafelek, żeby zmienić godzinę lub stanowisko.
• Zasoby — kalendarze stanowisk albo pracowników obok siebie; tu widać grafik mechanika i jego wolne godziny.
• Tydzień i 2 tygodnie — obłożenie stanowisk dzień po dniu; przeciągnij zlecenie, żeby przenieść je na inny dzień.
• Miesiąc — od razu widać wolne i najbardziej zajęte dni.
• Kanban — zlecenia w kolumnach według statusu.
Najechanie na kafelek pokazuje podgląd zlecenia: klienta, auto, pozycje i postęp. Na kafelku widać też przypisanego mechanika i — jeśli wysłano SMS z prośbą o potwierdzenie — czy klient potwierdził wizytę.
Rezerwację możesz skopiować na inny termin („Kopiuj zlecenie na inny termin”), co przydaje się przy naprawach rozłożonych na kilka dni.

Question 12

Jak umówić wizytę (nową rezerwację) z kalendarza?

Accepted Answer

Najszybciej: przycisk „Nowa rezerwacja” na górze menu albo kliknięcie w wolne miejsce w kalendarzu (na wybranym stanowisku lub u wybranego mechanika).
W oknie „Nowa wizyta” masz dwie możliwości:
• Umów wizytę — wpisz numer rejestracyjny. Jeśli auto jest w kartotece, system podpowie właściciela i jego telefon; jeśli nie, uzupełnij markę, model, imię i nazwisko oraz telefon. Podaj, na co umawia się klient, termin i stanowisko. Mechanika możesz przypisać od razu albo później („Przypiszę później”).
• Istniejące zlecenie — zajmij stanowisko lub czas mechanika pod zlecenie, które już masz w systemie (np. drugi dzień naprawy).
Każda rezerwacja należy do zlecenia — nowa wizyta tworzy zlecenie automatycznie. Podany telefon posłuży do SMS-a z prośbą o potwierdzenie wizyty.
Rezerwację możesz też dodać w kreatorze nowego zlecenia, wybierając przyjęcie „Później (rezerwacja)”.

Question 13

Jak szybko znaleźć pierwszy wolny termin i filtrować kalendarz po mechanikach i stanowiskach?

Accepted Answer

Pierwszy wolny termin: w Kalendarzu kliknij „Znajdź pierwszy wolny termin” i wybierz, ile potrwa praca (1, 2, 4 godziny albo cały dzień). Przy każdym stanowisku i pracowniku pojawi się najbliższy wolny termin w godzinach pracy z najbliższych 30 dni — kliknięcie otwiera ten dzień. Podpowiedzi wyłączysz opcją „Ukryj podpowiedzi”.
Podpowiedzi uwzględniają grafik pracowników, ich urlopy i istniejące rezerwacje, dlatego warto mieć uzupełniony Grafik.
Filtry: na górze kalendarza wybierz konkretnych pracowników („Wszyscy pracownicy”) lub stanowiska („Wszystkie stanowiska”). W widoku dnia zostaną tylko zlecenia wybranych osób; pełny kalendarz mechanika z jego wolnymi godzinami otworzysz przyciskiem „Pokaż kalendarz pracownika” (widok Zasoby).
Wolne terminy podpowiada też kreator nowego zlecenia — przy wyborze daty widać wolne stanowiska i mechaników.

Question 14

Prośby o wizytę z panelu klienta — jak je potwierdzić, przełożyć albo odrzucić?

Accepted Answer

Klienci mogą sami poprosić o wizytę w swoim panelu (zakładka Rezerwacja): wybierają usługę, auto, termin i mogą dodać notatkę. Taka prośba nie zajmuje jeszcze kalendarza — czeka na Twoją decyzję.
Prośby zobaczysz w Kalendarzu i na liście zleceń (CRM → Zlecenia). Przy każdej masz trzy opcje:
• Potwierdź wizytę — wybierz stanowisko i godzinę; wizyta trafia do kalendarza.
• Zaproponuj inny termin — wskaż datę, godzinę i opcjonalnie wiadomość dla klienta. Klient zaakceptuje albo odrzuci propozycję w swoim panelu.
• Odrzuć prośbę — opcjonalnie z powodem, który zobaczy klient.
O każdej decyzji klient dostaje powiadomienie e-mail i/lub SMS (SMS tylko przy podłączonym SMSAPI). Klient może też sam anulować rezerwację albo poprosić o zmianę terminu — zmianę ponownie potwierdzasz Ty.
Które usługi klient może wybrać? Te, które w zakładce Usługi mają włączoną opcję „Dostępna online”. Moduł rezerwacji w panelu klienta włączasz w Ustawienia → Panel klienta.

Question 15

Potwierdzenie wizyty SMS-em — jak działa?

Accepted Answer

myVIN może poprosić klienta SMS-em o potwierdzenie jutrzejszej wizyty. Klient dostaje krótki link, otwiera go w telefonie i jednym kliknięciem potwierdza albo odwołuje wizytę — bez logowania.
Wysyłka automatyczna: codziennie rano system pisze do klientów umówionych na następny dzień. Warunki:
• podłączone i włączone SMSAPI (Ustawienia → Integracje → SMS API),
• w zleceniu włączone powiadomienia SMS i wpisany telefon klienta,
• wizyta nie jest jeszcze przyjęta, zakończona ani anulowana.
Wysyłka ręczna: na stronie zlecenia, w karcie potwierdzenia wizyty, kliknij „Wyślij SMS teraz” (lub „Wyślij ponownie”).
Odpowiedź klienta zobaczysz na stronie zlecenia i na kafelku w kalendarzu: „Czeka na potwierdzenie klienta”, „Klient potwierdził wizytę” albo „Klient odwołał wizytę”. SMS-y idą z Twojego konta SMSAPI, więc to Ty płacisz za wysłane wiadomości.

Question 16

Jak dodać klienta i jego pojazd?

Accepted Answer

Klienta dodasz w CRM → Klienci → „Nowy klient”. Wystarczy imię i nazwisko (dla firmy — nazwa) oraz telefon lub e-mail; adres jest opcjonalny, ale trafia na wydruk zlecenia.
Pojazd dodasz na karcie klienta („Dodaj pojazd”): marka, model, tablica rejestracyjna, rok produkcji, przebieg, rodzaj paliwa. Możesz też dodać klienta i auto bezpośrednio w kreatorze nowego zlecenia albo przy nowej rezerwacji — trafią do kartoteki automatycznie.
Na karcie klienta widzisz jego dane kontaktowe, pojazdy, historię zleceń i notatki. W CRM → Samochody znajdziesz listę wszystkich aut z właścicielami, a na karcie auta — historię jego zleceń.
Jeśli podasz e-mail klienta, dostanie on wiadomość powitalną z linkiem do logowania w Twoim panelu klienta.

Question 17

Klienci firmowi i floty — jak je obsługiwać?

Accepted Answer

Przy dodawaniu klienta (w CRM i w kreatorze zlecenia) przełącz typ na „Firma lub flota — właścicielem pojazdów jest firma”. Podaj:
• nazwę firmy i NIP (system sprawdza poprawność NIP i ostrzega, gdy firma o tym NIP-ie jest już w kartotece),
• telefon i e-mail firmy, adres firmy (opcjonalnie),
• osobę kontaktową (opcjonalnie).
Do jednej firmy możesz przypisać wiele pojazdów. Przy przyjęciu auta firmowego wpisz osobę, która zostawia pojazd w imieniu firmy, i jej telefon — dane trafią do protokołu przyjęcia i na wydruk.
Firmę znajdziesz później po nazwie lub NIP-ie. Do segmentacji flot przydają się też tagi klientów (np. „flota”).

Question 18

Tagi klientów — do czego służą?

Accepted Answer

Tagi to własne etykiety, np. VIP, flota, hurt, taxi. Dodasz je na karcie klienta (Edytuj klienta → wpisz tag i naciśnij Enter).
Do czego się przydają:
• filtrowanie listy w CRM → Klienci (filtr „Wszystkie tagi”),
• wybór odbiorców kampanii mailingowej — np. wiadomość tylko do klientów z tagiem „flota”.
Tagi są zapisywane małymi literami, więc „VIP” i „vip” to ten sam tag.

Question 19

Czym jest panel klienta i jak klienci się do niego logują?

Accepted Answer

Każdy warsztat ma własny panel dla swoich klientów pod adresem twoja-subdomena.myvin.pl (adres znajdziesz w Ustawienia → Panel klienta). Panel ma Twoje logo, kolor i nazwę.
Co klient może tam zrobić:
• sprawdzić status swoich zleceń, zakres prac, kwoty i komentarze, które mu udostępnisz,
• obejrzeć protokół przyjęcia auta i zaakceptować zgody,
• zobaczyć pozycje czekające na akceptację kosztów,
• poprosić o wizytę i zarządzać swoimi rezerwacjami,
• prowadzić historię swoich aut (tankowania, wpisy serwisowe) i ustawić przypomnienia o terminach,
• zobaczyć opony przechowywane w Twoim hotelu opon,
• zapłacić online, jeśli masz włączone Przelewy24,
• kupić produkty w sklepie, jeśli go włączysz.
Logowanie: klient wpisuje e-mail i dostaje link do logowania (bez hasła). Może też zalogować się hasłem albo kontem Google. Konto powstaje automatycznie, gdy dodasz klienta z adresem e-mail (dostaje wiadomość powitalną), albo gdy klient sam zarejestruje się w panelu.
Klient widzi wyłącznie swoje dane — nigdy innych klientów ani innych warsztatów.

Question 20

Jak skonfigurować panel klienta: logo, kolory i dostępne moduły?

Accepted Answer

Wejdź w Ustawienia → Panel klienta.
Wygląd i branding:
• Logo warsztatu — PNG lub SVG do 2 MB (zalecany rozmiar 200×60 px). Logo zapisuje się od razu po wybraniu pliku.
• Nazwa warsztatu widoczna w panelu.
• Kolor marki — przyciski i akcenty w panelu klienta.
Włączone funkcje — zdecyduj, co klient może robić:
• Rezerwacje — prośby o wizytę online,
• Zlecenia — podgląd zleceń i ich statusu,
• Sklep — zakup produktów oznaczonych jako „Widoczny w sklepie”, z odbiorem w warsztacie; opcjonalnie także z wysyłką kurierem.
Po zmianach kliknij „Zapisz”. Podgląd po prawej stronie pokazuje, jak panel będzie wyglądał.
Usługi dostępne do rezerwacji online wybierasz w zakładce Usługi (opcja „Dostępna online”). Zamówienia ze sklepu trafiają do listy zleceń w CRM.

Question 21

E-książka serwisowa i terminy przy aucie w panelu klienta

Accepted Answer

W zakładce Pojazdy klient prowadzi elektroniczną książkę swojego auta:
• dane pojazdu (marka, model, rok, VIN, numer rejestracyjny, przebieg) i zdjęcie,
• historia: zlecenia wykonane w Twoim warsztacie pojawiają się automatycznie, a klient może dopisać własne wpisy (serwis, naprawa, przegląd, notatka),
• tankowania z kosztem i ilością paliwa lub energii.
W zakładce Kalendarz klient ustawia terminy przy aucie: przegląd techniczny, polisę OC/AC, wymianę oleju, wymianę opon albo własny termin. Dla każdego wybiera:
• datę i powtarzalność (jednorazowo, co pół roku, co rok, co dwa lata),
• z jakim wyprzedzeniem przypomnieć (miesiąc, dwa tygodnie, tydzień przed),
• kanał przypomnienia (e-mail; SMS, jeśli warsztat ma podłączone SMSAPI).
Przypomnienie wychodzi raz na dany termin, a termin powtarzalny przesuwa się sam na kolejny raz. Dla warsztatu to darmowy powód, żeby klient wrócił na przegląd czy wymianę opon.

Question 22

Hotel opon: jak przyjąć opony na przechowanie i wydać je klientowi?

Accepted Answer

Przejdź do CRM → Hotel Opon → „Przyjmij opony do przechowalni”.
1. Wybierz klienta z kartoteki albo wpisz nowego.
2. Wskaż auto, z którego zdjęto opony (z listy lub wpisz ręcznie).
3. Uzupełnij dane opon: sezon (letnie, zimowe, całoroczne), rozmiar, marka, ilość sztuk.
4. Wybierz miejsce składowania — przy każdym widać zajętość.
5. Data przyjęcia i „Przechować do” — termin podpowiada się z domyślnego okresu w cenniku.
6. Opcjonalnie dodaj zdjęcia opon i notatki.
7. Kliknij „Przyjmij opony i drukuj etykietę” — wydrukujesz etykietę na komplet.
Dla klienta możesz pobrać „Potwierdzenie PDF” z danymi depozytu. Klient widzi swoje opony w panelu klienta („Opony w hotelu”).
Przy wydaniu zmień status depozytu z „Przechowywane” na „Wydane”. Przed sezonem możesz wysłać kampanię mailingową do klientów, którzy mają opony do odbioru do wybranej daty.

Question 23

Hotel opon: cennik przechowywania i miejsca składowania

Accepted Answer

Ustawienia hotelu opon znajdziesz w Ustawienia → Hotel opon.
Cennik przechowywania:
• cena za sezon (brutto, za jeden depozyt),
• stawka VAT,
• domyślny okres przechowywania w miesiącach — podpowiada datę „Przechować do” przy przyjęciu.
Miejsca składowania (regały, kontenery, magazyn) dodajesz z nazwą i pojemnością liczoną w oponach (nie w kompletach). Dzięki temu rejestr pokazuje, ile miejsca zostało na każdym regale.
Usunięcie miejsca nie kasuje depozytów, ale tracą one informację, gdzie leżą — przed usunięciem przenieś opony w inne miejsce.

Question 24

Katalog usług: ceny, czas trwania i usługi dostępne online

Accepted Answer

W zakładce Usługi prowadzisz cennik robocizny. Każda usługa ma:
• nazwę, kategorię i opis,
• cenę (netto/brutto, VAT),
• czas trwania w minutach — na jego podstawie kreator zlecenia i rezerwacje online liczą długość wizyty,
• widoczność w systemie (aktywna/nieaktywna),
• „Dostępna online” — klient może ją wybrać, prosząc o wizytę w panelu klienta,
• „Promowana” — pokazywana jako propozycja przy tworzeniu zlecenia.
Usługi wybierasz potem z listy w kreatorze zlecenia i przy dodawaniu pozycji w trakcie naprawy — nie trzeba przepisywać nazw ani cen.

Question 25

Produkty i części: cena zakupu, marża i zysk na zleceniu

Accepted Answer

W zakładce Produkty dodajesz części i materiały: nazwę, kategorię, SKU, producenta, indeks producenta i kod EAN, a także ceny.
Marża liczona jest od ceny zakupu netto (narzut): część kupiona za 100 zł netto z marżą 30% kosztuje klienta 130 zł netto. Wystarczy wpisać cenę zakupu — cena sprzedaży policzy się sama:
• z marży wpisanej przy produkcie,
• a jeśli jej nie ma — z „Domyślnej marży na częściach” ustawionej dla całego warsztatu.
Na stronie zlecenia widać „Zysk na częściach”, czyli różnicę między ceną sprzedaży a ceną zakupu użytych części (dla części bez ceny zakupu zysk nie jest liczony).
Pole „Stan magazynowy” zmniejsza się samo, gdy część trafia na zlecenie. Opcja „Widoczny w sklepie” pozwala klientom kupić produkt w panelu klienta.

Question 26

Jak zarejestrować płatność za zlecenie?

Accepted Answer

Na stronie zlecenia, w sekcji Płatności, kliknij „Dodaj płatność” i podaj kwotę oraz metodę: gotówka w warsztacie, karta w warsztacie, przelew albo inna. Możesz dodać kilka płatności (np. zaliczkę i dopłatę) — system pokazuje, ile jeszcze pozostało do zapłaty.
Płatności online przez Przelewy24 zapisują się automatycznie po potwierdzeniu transakcji, z metodą „Płatność online”.
Wszystkie płatności zobaczysz w CRM → Płatności, a ich sumy w Budżet → Przychody i Bilans.

Question 27

Płatności online Przelewy24: konfiguracja, link do zapłaty i zaliczki

Accepted Answer

Płatności online są opcjonalne. Dopóki ich nie włączysz, panel klienta nie pokazuje żadnych przycisków płatności — klient płaci w warsztacie.
Konfiguracja: Ustawienia → Integracje → Przelewy24. Wpisz dane z panelu Przelewy24: Merchant ID, POS ID (zwykle taki sam jak Merchant ID), klucz API i klucz CRC, a następnie włącz integrację. Do testów możesz użyć trybu sandbox. Pieniądze trafiają bezpośrednio na Twoje konto w Przelewy24.
Po włączeniu:
• klient widzi w panelu przy zleceniu kwotę do zapłaty i przycisk „Zapłać online”,
• na stronie zlecenia (sekcja Płatności) wygenerujesz „Link do pełnej płatności” albo „Link do zaliczki” z dowolną kwotą i opisem — skopiuj go i wyślij klientowi SMS-em lub mailem. Klient płaci bez logowania.
Status linku (Oczekuje, Opłacone, Anulowany, Wygasł) widać przy zleceniu. Niepotrzebny link możesz anulować. Opłacona płatność zapisuje się w zleceniu automatycznie.

Question 28

Automatyczne powiadomienia SMS i e-mail dla klienta — kiedy wychodzą?

Accepted Answer

myVIN sam informuje klientów o ważnych momentach:
• przyjęcie zlecenia — e-mail z numerem zlecenia, autem, terminem, zakresem prac i linkiem do panelu klienta,
• zmiana statusu zlecenia (np. „gotowe do odbioru”) — e-mail i/lub SMS z nowym statusem,
• decyzja w sprawie prośby o wizytę — potwierdzenie, propozycja innego terminu albo odrzucenie,
• prośba o potwierdzenie jutrzejszej wizyty — SMS z linkiem.
Warunki wysyłki:
• e-mail — klient ma adres e-mail, a w zleceniu włączony jest przełącznik „Email do klienta”,
• SMS — w Ustawienia → Integracje podłączone i włączone jest SMS API, w zleceniu włączony jest „SMS do klienta”, a klient ma poprawny polski numer telefonu.
Oba przełączniki ustawiasz w kreatorze zlecenia (domyślnie są włączone). Przeciągnięcie karty w tę samą kolumnę nie wysyła powiadomienia. Po udanej wysyłce w historii zlecenia pojawia się wpis „Wysłano powiadomienie do klienta…”.
SMS-y są wysyłane bez polskich znaków i mieszczą się w jednej wiadomości (160 znaków).

Question 29

Kampanie mailingowe: jak wysłać wiadomość do wybranych klientów?

Accepted Answer

Kampanie mailingowe wychodzą z Twojego adresu e-mail, przez serwer pocztowy warsztatu.
1. Skonfiguruj serwer pocztowy: na liście integracji (Ustawienia → Integracje, bezpośredni adres: /ustawienia/integracje) otwórz kartę „Serwer pocztowy (SMTP)”. Podaj serwer wychodzący (SMTP), login, hasło, adres i nazwę nadawcy (opcjonalnie adres do odpowiedzi). Przycisk „Sprawdź wysyłkę” testuje połączenie. Dane znajdziesz u swojego dostawcy poczty.
2. Utwórz kampanię: Kampanie → Mailingowe → Nowa kampania. Wpisz nazwę wewnętrzną, temat i treść. W treści możesz użyć znaczników {{imie}}, {{nazwisko}}, {{marka_pojazdu}} i {{rejestracja}} — każdy odbiorca dostanie wiadomość ze swoimi danymi.
3. Wybierz odbiorców filtrami: tagi klienta, miejscowość, marka pojazdu, „był u nas po”, „nie był u nas od”, „ma opony do odbioru do”. Licznik od razu pokazuje, ilu klientów spełnia warunki.
4. Wyślij od razu, zaplanuj wysyłkę albo zapisz szkic.
Zgoda marketingowa: domyślnie kampania trafia tylko do klientów ze zgodą marketingową — tak musi wychodzić każda oferta i promocja. Opcja „Wszystkie” jest przeznaczona wyłącznie dla wiadomości serwisowych (np. „opony czekają na odbiór”).
Zaplanowane kampanie wychodzą przy najbliższym porannym przebiegu wysyłki po wskazanym terminie. Jeśli wysyłka do dużej listy zostanie przerwana, dokończysz ją przyciskiem „Dokończ przerwaną wysyłkę” — wysyłka pójdzie dalej do tej samej listy odbiorców.

Question 30

Budżet: przychody, wydatki i bilans warsztatu

Accepted Answer

Moduł Budżet daje prosty obraz finansów warsztatu:
• Przychody — płatności zarejestrowane w zleceniach (gotówka, karta, przelew, online), z podziałem na okresy.
• Wydatki — koszty, które dodajesz ręcznie: nazwa, kwota, data, kategoria (np. koszty stałe, koszty zmienne) i podkategoria (np. części zamienne, materiały eksploatacyjne, wynagrodzenia, składki ZUS, ubezpieczenia), opcjonalnie numer faktury i cykliczność (np. miesięcznie).
• Bilans — przychody minus wydatki w wybranym okresie, z podziałem wydatków według podkategorii.
Okres wybierzesz szybkimi filtrami (ten tydzień, ten miesiąc, poprzedni miesiąc, ten rok itd.). Budżet nie zastępuje księgowości — to bieżący podgląd, czy warsztat zarabia.

Question 31

Jak podłączyć SMSAPI.pl do wysyłki SMS-ów?

Accepted Answer

SMS-y do klientów (powiadomienia o statusie, decyzje o rezerwacjach, potwierdzenia wizyt, przypomnienia o terminach) wychodzą z Twojego konta w SMSAPI.pl. Dzięki temu płacisz SMSAPI bezpośrednio, według ich cennika, a SMS-y przychodzą od Twojej nazwy nadawcy.
1. Załóż konto na SMSAPI.pl i doładuj punkty.
2. W panelu SMSAPI wejdź w API → Tokeny dostępu i wygeneruj token.
3. W myVIN: Ustawienia → Integracje → SMS API. Wklej token i opcjonalnie nazwę nadawcy — musi być wcześniej zarejestrowana w SMSAPI.pl (puste pole = domyślny nadawca SMSAPI).
4. Zapisz i włącz integrację przełącznikiem na karcie.
Przełącznik wyłącza wysyłkę bez kasowania konfiguracji. Na stronie szczegółów integracji można włączyć tryb testowy — SMS-y nie są wtedy faktycznie dostarczane i nie zużywają punktów.

Question 32

Pracownicy i grafik pracy — jak je prowadzić?

Accepted Answer

Pracownicy: w zakładce Pracownicy kliknij „Nowy pracownik” i podaj imię, nazwisko, stanowisko (np. mechanik, recepcjonista), telefon, e-mail, kolor i opcjonalnie stawkę godzinową. Pracownika przypiszesz potem do zlecenia lub rezerwacji, a jego kolor zobaczysz na kafelkach w kalendarzu.
Grafik: w zakładce Grafik ustalasz, kto kiedy pracuje.
• Ustawienia grafiku — domyślne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• Dodaj zmianę — godziny pracy konkretnej osoby w danym dniu.
• Kopiuj tydzień — przenosi ułożony grafik na kolejny tydzień.
• Urlopy i nieobecności — urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, zwolnienie lekarskie (dla całych dni albo w godzinach).
Grafik i urlopy są brane pod uwagę przy podpowiadaniu wolnych terminów, więc mechanik na urlopie nie dostanie rezerwacji.
Uwaga: wpis w zakładce Pracownicy nie zakłada konta logowania. Jeśli pracownik ma logować się do panelu własnym kontem, napisz do nas w Pomoc → Zgłoszenia (imię, nazwisko i e-mail pracownika), a następnie nadaj mu rolę w Ustawienia → Role i uprawnienia.

Question 33

Role i uprawnienia: kto co widzi i może zmieniać?

Accepted Answer

Uprawnienia ustawisz w Ustawienia → Role i uprawnienia. Każda rola ma macierz uprawnień dla sekcji panelu (Home, Zlecenia, Kalendarz, Klienci, Pojazdy, Pracownicy, Usługi, Magazyn, Budżet, Wiadomości, Ustawienia) i czterech operacji: wyświetlanie, tworzenie, modyfikacja i usuwanie.
Role startowe:
• Administrator — pełny dostęp,
• Mechanik — podgląd Home, kalendarza, pojazdów i produktów oraz edycja zleceń (bez tworzenia i usuwania); bez dostępu do klientów, budżetu, kampanii i ustawień.
Możesz tworzyć własne role (np. Recepcja) z dowolnym zestawem uprawnień i kolorem.
Rolę przypiszesz użytkownikowi w sekcji „Przypisz role do użytkowników”.
Jak to działa w praktyce:
• właściciel warsztatu ma zawsze pełny dostęp,
• użytkownik bez przypisanej roli ma pełny dostęp — ograniczenia zaczynają działać dopiero po nadaniu roli,
• sekcje bez prawa wyświetlania znikają z menu, a próba wejścia pokazuje ekran „Brak dostępu”,
• brak prawa tworzenia lub edycji blokuje zapis — także przycisk „Nowe zlecenie”.

Question 34

Jak działa bezpłatny okres próbny?

Accepted Answer

Nowy warsztat dostaje bezpłatny okres próbny (standardowo 14 dni) z pełną funkcjonalnością. Nie podajesz karty i nic nie klikasz — konto działa od razu po rejestracji.
Stan okresu próbnego sprawdzisz w Ustawienia → Subskrypcja: data końca i liczba pozostałych dni. Kilka dni przed końcem dostaniesz przypomnienie e-mailem.
Chcesz zostać po okresie próbnym? W Ustawienia → Subskrypcja kliknij „Dodaj kartę płatniczą”. Pierwsza płatność zostanie pobrana dopiero po zakończeniu okresu próbnego. Jeśli masz kod rabatowy, wpisz go w tej samej zakładce — zniżka obejmie pierwszą płatną fakturę.
Jeśli nie dodasz karty, po okresie próbnym dostęp zostanie wstrzymany — Twoje dane zostają nienaruszone i wracają od razu po opłaceniu subskrypcji.

Question 35

Subskrypcja: płatność kartą, faktury i rezygnacja

Accepted Answer

myVIN ma jeden plan z pełną funkcjonalnością — aktualną cenę znajdziesz na myvin.pl/cennik i w Ustawienia → Subskrypcja.
Płatnościami zajmuje się Stripe — operator płatności kartą. myVIN nie przechowuje danych Twojej karty.
W Ustawienia → Subskrypcja:
• widzisz status konta (okres próbny, subskrypcja aktywna), datę, do której dostęp jest opłacony, i historię płatności,
• „Zarządzaj subskrypcją” otwiera panel rozliczeń Stripe: zmiana karty, dane do faktury, pobieranie faktur, rezygnacja,
• „Wykup subskrypcję” — gdy okres próbny już minął, przejdziesz do bezpiecznej strony płatności Stripe (tam również możesz wpisać kod rabatowy).
Rezygnacja: subskrypcję anulujesz w panelu rozliczeń w dowolnym momencie, bez umów długoterminowych. Dostęp działa do końca opłaconego okresu.

Question 36

Co się stanie, jeśli nie opłacę subskrypcji?

Accepted Answer

Konto wygasa etapami, a w Ustawienia → Subskrypcja zawsze widzisz dokładne daty w sekcji „Co się stanie bez opłacenia”:
1. Po końcu opłaconego okresu (lub okresu próbnego) — blokada dostępu do systemu dla warsztatu.
2. Po kolejnych dniach — blokada panelu dla Twoich klientów.
3. Na końcu — warsztat trafia do kosza.
Opłacenie subskrypcji w dowolnym momencie przed usunięciem od razu przywraca pełny dostęp, razem ze wszystkimi danymi. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, napisz do nas w Pomoc → Zgłoszenia.

Question 37

Bezpieczeństwo danych i RODO w myVIN

Accepted Answer

Kto jest kim w RODO: Twój warsztat jest administratorem danych swoich klientów, a myVIN przetwarza je w Twoim imieniu (jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia — zob. Regulamin).
Jak chronimy dane:
• Oddzielenie warsztatów — dane każdego warsztatu są odizolowane na poziomie bazy danych; użytkownik widzi wyłącznie dane swojego warsztatu.
• Panel klienta — klient po zalogowaniu widzi tylko swoje zlecenia, auta i rezerwacje.
• Role i uprawnienia — możesz ograniczyć pracownikom dostęp np. do finansów czy ustawień.
• Płatności — danych kart nie przechowujemy; obsługują je Stripe (subskrypcja) i Przelewy24 (płatności klientów).
• Połączenia z systemem są szyfrowane (HTTPS).
Co ułatwia zgodność z RODO w codziennej pracy:
• wydruk zlecenia zawiera klauzulę informacyjną z danymi Twojego warsztatu jako administratora — dlatego uzupełnij nazwę i adres w Ustawienia → Ogólne,
• kampanie mailingowe domyślnie trafiają tylko do klientów ze zgodą marketingową,
• zgody i oświadczenia klienta przy przyjęciu auta są zapisywane z datą akceptacji.
Pytania o przetwarzanie danych kieruj przez Pomoc → Zgłoszenia lub na kontakt@myvin.pl.

Question 38

Aplikacja myVIN dla kierowcy — jak działa synchronizacja historii z warsztatem?

Accepted Answer

myVIN to także aplikacja dla kierowców: garaż z autami, historia serwisów i tankowań, terminy i przypomnienia (przegląd, OC, olej, opony). Działa w przeglądarce i można ją zainstalować na telefonie jak zwykłą aplikację.
Historia z warsztatu pojawia się w aplikacji sama, jeśli kierowca założy w niej konto na ten sam adres e-mail, który ma w kartotece warsztatu korzystającego z myVIN, i potwierdzi ten adres. Wtedy w aplikacji widzi:
• swoje auta (dopasowane po VIN lub numerze rejestracyjnym; brakujące zostaną dodane),
• zlecenia z warsztatu jako wpisy „Serwis” — tylko do odczytu, aktualizowane przy kolejnej synchronizacji,
• opony przechowywane w hotelu opon.
Synchronizacja odbywa się w tle po otwarciu aplikacji; ręcznie można ją uruchomić w Ustawieniach aplikacji („Historia z warsztatów myVIN”).
Dla warsztatu: wystarczy wpisywać klientom poprawny adres e-mail. Klient, który ma w telefonie całą historię auta razem z naprawami z Twojego warsztatu, chętniej wraca na kolejny serwis.

Question 39

Jestem klientem warsztatu — jak zalogować się do panelu klienta?

Accepted Answer

Panel klienta działa pod adresem podanym przez Twój warsztat (np. nazwa-warsztatu.myvin.pl) — link znajdziesz też w e-mailu o przyjęciu zlecenia.
Logowanie bez hasła: wpisz adres e-mail podany w warsztacie i kliknij „Wyślij link do logowania”. W skrzynce znajdziesz wiadomość z linkiem — kliknij go, a zalogujesz się automatycznie. Link można wysłać ponownie po minucie.
Możesz też zalogować się hasłem (jeśli je ustawiłeś) albo kontem Google.
Nie dostałeś maila? Sprawdź folder spam i upewnij się, że wpisujesz ten sam adres, który podałeś w warsztacie. Jeśli warsztat nie ma Twojego e-maila, możesz założyć konto samodzielnie w panelu („Zarejestruj się”).

Question 40

Jak sprawdzić protokół przyjęcia auta i zaakceptować zgody?

Accepted Answer

Po zalogowaniu do panelu klienta otwórz Zlecenia i wybierz swoje zlecenie. Zobaczysz:
• Przyjęcie pojazdu — datę i godzinę przyjęcia, przebieg, czystość auta, opis uszkodzeń i ustalenia dotyczące zużytych części,
• Wymagane zgody — zgodę na jazdę próbną, oświadczenie o ważnym OC i akceptację opłaty za przechowanie auta nieodebranego w ciągu 24 godzin od zakończenia prac.
Przeczytaj protokół. Jeśli coś się nie zgadza (np. uszkodzenie, którego nie było), skontaktuj się z warsztatem, zanim zaakceptujesz zgody. Jeśli wszystko się zgadza, zaznacz zgody i kliknij „Akceptuję wszystkie zgody” — data akceptacji zapisze się w zleceniu.
W tym samym miejscu sprawdzisz status naprawy, zakres prac, kwoty oraz dodatkowe pozycje, które warsztat proponuje dodać do zlecenia.

Question 41

Jak umówić wizytę w warsztacie przez panel klienta?

Accepted Answer

Jeśli Twój warsztat udostępnia rezerwacje online, w panelu klienta otwórz zakładkę Rezerwacja:
1. Wybierz usługę (albo „Inna usługa / diagnostyka” i opisz problem w notatce — warsztat wyceni ją na miejscu).
2. Wybierz auto lub dodaj nowe.
3. Wybierz dzień i godzinę.
4. Kliknij „Wyślij prośbę o wizytę”.
To prośba, nie automatyczna rezerwacja — warsztat ją potwierdzi, zaproponuje inny termin albo odrzuci. Powiadomimy Cię e-mailem lub SMS-em. Propozycję innego terminu zaakceptujesz lub odrzucisz w zakładce Rezerwacja („Moje rezerwacje”).
Tam też anulujesz rezerwację albo poprosisz o zmianę terminu.

Question 42

Dostałem SMS z prośbą o potwierdzenie wizyty — co zrobić?

Accepted Answer

Twój warsztat korzysta z myVIN i prosi o potwierdzenie umówionej wizyty, żeby nie blokować terminu niepotrzebnie.
Kliknij link z SMS-a — otworzy się strona z datą, godziną i autem. Wybierz, czy potwierdzasz wizytę, czy ją odwołujesz. Nie musisz się logować ani nic instalować.
Jeśli chcesz zmienić termin, odwołaj wizytę i skontaktuj się z warsztatem albo poproś o nowy termin w panelu klienta.

Question 43

Jak zapłacić online za naprawę?

Accepted Answer

Jeśli warsztat udostępnia płatności online, masz dwie możliwości:
• w panelu klienta otwórz zlecenie — w sekcji Płatność zobaczysz kwotę do zapłaty i przycisk „Zapłać online”,
• warsztat może też przysłać Ci link do zapłaty (za całą naprawę albo zaliczkę za rezerwację terminu) — link działa bez logowania.
Płatność obsługuje Przelewy24 (przelew online, BLIK, karta — zależnie od metod dostępnych w Przelewy24). Po opłaceniu warsztat od razu widzi płatność przy zleceniu.
Jeśli przycisk płatności się nie pokazuje, warsztat przyjmuje płatności na miejscu.

Question 44

Jak ustawić przypomnienie o przeglądzie, OC albo wymianie opon?

Accepted Answer

W panelu klienta otwórz zakładkę Kalendarz → „Nowy termin” (najpierw dodaj auto w zakładce Pojazdy):
1. Wybierz auto i rodzaj terminu: przegląd techniczny, polisa OC/AC, wymiana oleju, wymiana opon albo własny.
2. Podaj datę.
3. Ustaw powtarzanie: jednorazowo, co pół roku, co rok albo co dwa lata.
4. Wybierz, z jakim wyprzedzeniem przypomnieć: miesiąc, dwa tygodnie albo tydzień przed.
Przypomnienie dostaniesz e-mailem (lub SMS-em, jeśli warsztat to udostępnia) jeden raz dla danego terminu. Termin powtarzalny po upływie przesunie się automatycznie na kolejny raz, więc ustawiasz go tylko raz.
W zakładce Pojazdy prowadzisz też historię auta: tankowania, własne wpisy serwisowe i zlecenia z warsztatu.

Baza wiedzy

Polecane artykuły

Pierwsze kroki

Zlecenia

Kalendarz i rezerwacje

CRM i klienci

Panel klienta

Hotel opon

Produkty i usługi

Konto i plany

Płatności i faktury

Powiadomienia

Kampanie i budżet

Integracje

Zespół

Bezpieczeństwo i RODO

Dla kierowców

Nie znalazłeś odpowiedzi?